Недавняя эпидемия коронавируса привела к тому, что многие компании и государственные учреждения, желая обеспечить полную безопасность, отправляли своих сотрудников в «домашний офис», то есть позволяли им работать из дома. Это, казалось бы, очень простое решение может принести много пользы как работодателям, так и работникам, но только при соблюдении основного условия — оно будет хорошо организовано. Так как организовать удаленную работу, как эффективно управлять сотрудникам, чтобы эффективность не снижалась, когда офисы пустуют? Вот практические рекомендации.
Удаленная работа: что нужно знать
На первый взгляд, удаленная работа кажется тривиальным занятием. Просто начальник отправляет сотрудников работать на дом и все уже знают, что делать. Ну больше ничего страшного. Удаленная работа требует тщательной подготовки и тайминга — в первую очередь общения.
Все должны знать, что делать, сотрудники должны находиться в постоянном контакте друг с другом, начальник должен иметь возможность контролировать последствия своих действий и контролировать весь процесс.
Так как организовать удаленную работу правильно?
1. Работодатель должен организовать инструменты для удаленной работы сотрудников
Если начальник хочет, чтобы удаленная работа была эффективной, он должен знать несколько вещей, прежде чем отправлять людей домой:
- Есть ли у сотрудника, где и на чем заниматься этой удаленной работой. Например, если в данной компании сотрудник выполняет задачи на стационарном компьютере с доступом к определенным приложениям или сетевым дискам, а дома даже компьютера нет, отправить его в «домашний офис» сложно. Он вообще не сможет выполнять свои задачи. Другое дело, когда компания дарит сотруднику ноутбук — его можно взять с собой и работать на нем из дома так же, как из офиса. Также стоит поинтересоваться у работодателя о домашнем интернет-соединении — если оно слабое, а по работе требуется пересылка даже больших файлов, могут возникнуть непредвиденные трудности.
- Можно ли и как организовать эффективную коммуникацию? Если на работе, особенно в небольших компаниях, достаточно просто поговорить друг с другом, то при удаленной работе это может быть сложно, если нет соответствующих инструментов. Поэтому, если работодатель отправляет сотрудников домой, стоит выбрать одну коммуникационную платформу, применимую ко всем сотрудникам (в сети доступны специальные офисные мессенджеры, как платные, так и бесплатные, позволяющие оставаться на связи, несмотря на расстояние). Одних рабочих телефонов недостаточно, хотя их тоже стоит использовать, даже утром, чтобы давать подчиненным личные инструкции и поддержку. Наиболее популярными инструментами удаленной коммуникации, используемыми сегодня в компаниях, являются:
- Скайп;
- Команды Майкрософт;
- Facebook-мессенджер;
- Вайбер;
- Team Speak;
- WhatsApp;
- Telegram Messenger.
Вне зависимости от того, какой инструмент выбран, стоит использовать его возможности: организовывать видеоконференции и двусторонние переговоры. Сотрудники по-прежнему должны помнить, что они представляют собой сплоченную группу, что они не одиноки.
КАК ПРАВИЛЬНО ПРОСИТЬ ПОВЫШЕНИЯ ЗАРПЛАТЫ У РУКОВОДСТВА?
2. Все должны быть продуктивными
Одна из основных причин, несмотря на то, что многие исследования показывают, что по крайней мере несколько миллионов сотрудников в нашей стране могли бы ежедневно эффективно работать из дома, является страх работодателей перед снижением производительности труда.
Этому есть свое логическое оправдание — ведь трудно представить, что работа среди многочисленных домашних отвлекающих факторов может быть столь же эффективной, как и работа под наблюдением в офисе.
Тем не менее есть ценные и проверенные способы эффективно управлять своей продуктивностью, даже дома.
Установление четких правил
Работники, работающие дома, должны знать, что сейчас не время заниматься вялой работой, что это нормальная работа, только при особых обстоятельствах. При удаленной работе действуют те же правила, что и в офисе – сроки работы, перерывы, отчетность.
План действий
Люди, работающие дома, должны знать, что делать. Не все умеют самоорганизовываться, поэтому за подготовку плана работы отвечает начальник. Пусть каждый сотрудник точно знает, каковы его задачи и сколько вещей они должны «делать». Это не принуждение, просто такой график значительно облегчит работу, а также позволит вам реально оценивать прогресс отдельных членов команды.
Анализ хода работы
Чтобы не снижать эффективность работы в «домашнем офисе», следует регулярно проверять ход работы каждого сотрудника. Конечно, начальник не должен каждый час звонить каждому члену команды и спрашивать, все ли идет по плану, и большинство, особенно опытные сотрудники, без труда перейдут на новый режим работы.
Достаточно простой отчетности. В такой ситуации поможет хороший менеджер, холодная дисциплина должна отойти на второй план.
3. Сотрудник во время «домашнего офиса» должен проявлять самодисциплину
Возможно, самым большим врагом производительности на большинстве рабочих мест является нарушение регулярности. Слишком много рутины в творческой работе может отвлекать, но определенное ее количество необходимо, чтобы оставаться в рабочем потоке. Чтобы не терять обороты, необходимо выполнять несколько простых правил:
Попросите членов семьи не мешать вашей работе
Как бы жестко это ни звучало, важно, чтобы члены семьи и домочадцы знали, что они не могут беспокоить вас, поскольку вы работаете. Родственники должны знать, что то, чем вы занимаетесь, — это не затянувшийся отпуск, а обычная работа, требующая сосредоточенности.
ВРЕМЯ БРОСИТЬ РАБОТУ — ПРИЗНАКИ БУДУЩИХ ПЕРЕМЕН
Организуйте свое домашнее рабочее пространство как можно более приватным
Если позволяет планировка квартиры, закройте дверь, выберите отдельные комнаты — сконцентрироваться в группе домочадцев будет тяжело. Будет плохой идеей работать лежа или занимаясь другими делами, например, на диване во время просмотра фильма. Также хорошо, если рабочее место опрятно.
Придерживайтесь установленного плана
Стоит наладить график работы с начальством, а если этого не происходит, самостоятельно прописать задачи на весь рабочий день. График работы также не должен быть свободным, стоит согласовать с вашим руководителем, сколько часов и когда вы работаете. Это может быть график из офиса — например, 9-17, но возможны и другие, более удобные часы. Важно их придерживаться.
Избавьтесь от объектов и раздражителей, которые вам мешают
Если в комнате есть работающий телевизор – выключите его, даже если он вам вроде бы не мешает. Также важно не отвлекаться на работу в Интернете или на получение личных электронных писем. Информация об окружающей погоде может подождать.
Если вам необходимо взаимодействовать с «внешним» миром, выделяйте на это 5 минут каждого часа, но не смешивайте домашние обязанности и задачи с рабочими. Также важно не прерывать работу из-за домашних дел — если вам напомнили, что нужно постирать, отложите это на время после рабочего дня.
ТОЛЬКО НЕ СХОДИТЕ С УМА ПО РАБОТЕ!
Соответствующий наряд
Конечно, речь не о работе дома в костюме, но работа в пижаме тоже не лучший выход, потому что мешает должной концентрации.
Удаленная работа может окупиться
Эффективная и творческая удаленная работа возможна, но требует твердого самоконтроля и дисциплины от всех участников. Во времена коронавируса это был еще и интересный социальный эксперимент, ведь он позволил многим компаниям проверить на практике, как на самом деле выглядит такой способ выполнения обязанностей.
Во многих случаях — особенно для сотрудников, умеющих себя контролировать — это может оказаться даже эффективнее, чем сидеть в офисе. В свою очередь это может принести экономию работодателю — ниже затраты на содержание офиса, снижено потребление энергии, вспомогательных материалов или бумаги. В долгосрочной перспективе от этого выиграют все.
