11 способов повысить продуктивность на работе
Повышение продуктивности работы - как добиться?
Как бы вы ни зарабатывали на жизнь, скорее всего, вам часто кажется, что день слишком короток. Вот несколько советов, которые окажут влияние на повышение продуктивности работы, помогут эффективнее выполнять поставленные задачи.
1. Установите приоритеты
Это бесконечная задача. Что важнее? Может быть, клиент ждет нового предложения по контракту? Установите приоритеты, исходя из того, какое действие принесет наибольшую прибыль за данное усилие. Это может сделать каждый, нужно только знать как. Если вам нравятся расписания, сделайте еженедельный или ежемесячный календарь.
Предпочитаете списки — составьте список приоритетов на каждый день. Имея и зная свои приоритеты, вы сможете достичь своих целей и, более важно, они гарантируют сосредоточенность на том, что сделает вас звездой.
2. Уходите с работы в определенное время
Если вы знаете, что должны уйти ровно в пять часов, скорее всего, вы будете работать более эффективно. Есть что-то в жестких сроках, что заставляет нас работать лучше.
Когда вы говорите, что уйдете с работы, когда что-то закончите то, вероятно, создадите себе пару проблем. Во-первых, если у вас так много дел, как вы узнаете, что сделали? Во-вторых, если у вас нет установленного времени окончания, вы будете откладывать.
Установка определенного времени для работы поможет вам справиться с ситуацией и определить, что действительно важно.
3. Планируйте телефонные звонки
Планируйте все телефонные звонки заранее и делайте их сразу. Запись голосовых сообщений друг друга — пустая трата времени, а ответы на звонки посреди другой работы могут сорвать действительно продуктивный проект. Вместо этого подумайте о том, когда вам будет проще всего перехватить абонента, а затем позвонить ему. Не забывайте учитывать привычки, характер работы и, если вы звоните за границу, часовые пояса людей, которым вы звоните.
Конечно, не стоит переусердствовать, иногда достаточно просто взять трубку. Однако именно вы решаете, что для вас важнее и какой звонок вы не можете пропустить. Кроме того, вы должны ответить на все пропущенные звонки перед уходом с работы, потому что ничто так не нарушит ваш график, как утренний список просроченных звонков.
4. Делайте все сразу
Если есть что-то новое, и вы можете сделать это за несколько минут, сделайте это немедленно. Нет смысла затягивать с его решением. Но имейте в виду, что этот совет годится только для второстепенной работы, например сохранения запроса клиента. Однако ни при каких обстоятельствах не стоит начинать таким образом новые проекты, потому что вы их не закончите никогда.
5. Поддерживайте порядок на своем столе
Если вам не нужно иметь что-либо под рукой или оно вам вообще не пригодится в эту минуту, то нахождение его на столе будет только мешать. Организуйте свои документы таким образом, чтобы не тратить время на их поиск.
КАК ПРАВИЛЬНО ОБУСТРОИТЬ ОФИС И РАБОЧЕЕ МЕСТО?
То же самое относится и к вашему почтовому ящику. Избавьтесь от ненужных файлов и папок. Возьмите за правило хранить на рабочем столе только те файлы и папки, к которым вы обращаетесь не реже одного раза в день. Остальное — упаковать и спрятать в другом месте.
6. Установите свой рабочий темп
Мы не все работаем одинаково. Может быть, вы жаворонок – тогда вам следует браться за самые тяжелые задачи утром, т.е. в период, когда вы находитесь в наилучшей форме. С другой стороны, вам следует оставить рутинную работу на вторую половину дня, когда вы будете действовать автоматически.
Хитрость заключается в том, чтобы знать свои сильные стороны и уметь их использовать.
7. Упростите повторяющиеся задачи
Вы даже можете выполнять некоторые задачи во время сна. И это то, о чем вы должны думать. Вы делаете их эффективно? Посмотрите на них в расслабленном состоянии и убедитесь, что вы выполняете эти задачи без лишних действий.
Один из способов увидеть, есть ли в вашей работе лишние дополнения, — посмотреть на работу коллеги, у которого есть похожие задачи. Вы удивитесь, как много могут открыть эти наблюдения.
ЧТО НАС ВДОХНАВЛЯЕТ НА РАБОТЕ И МОТИВИРУЕТ?
8. Запишите свой текущий список дел
Такой список — очень хороший способ убедиться, что вам всегда есть чем заняться и не тратить время на поиск следующей задачи. Напишите, что вам нужно сделать. В конце рабочего дня составьте список дел на следующий день, чтобы вы могли приступить к работе, как только приедете в офис.
Пусть этот список всегда будет под рукой. Вычеркивайте из него выполненные дела — это доставит вам дополнительное удовлетворение от хорошей работы.
9. Храните всю информацию в одном месте
Не тратьте время на переход с компьютера на почтовый ящик, а затем на данные мобильного телефона или ноутбука. Вы должны хранить всю важную информацию в одном легкодоступном месте. Однако, где бы вы их ни хранили, не забывайте делать резервные копии.
10. Электронная почта или телефон?
Электронная почта — очень полезный инструмент, если вы умеете им пользоваться. Это очень полезно, когда вам нужно что-то объявить кому-то. Однако, если проблему необходимо обсудить, вы тратите время, отправляя электронное письмо. Хорошо отправлять его, когда дело рутинное, например, заказ канцелярских товаров или подтверждение получения документов.
11. Не отвлекайтесь
То, что не работает, отвлекает. Избегайте тусоваться на офисной кухне со сплетниками. Проверяйте личную почту только один раз в день, во время перерыва. Если это не является вашей работой, установите себе определенное количество времени для просмотра веб-страниц, например, 10 минут или около того утром.
Если вы не используете его для работы, выключите мобильный телефон и проверяйте текстовые сообщения только в свободное время.
Работайте эффективно
Многие из нас обычно не включают эффективную работу в список своих приоритетов. Ведь ей сложно конкурировать с деньгами, женщинами и спортом. Тем не менее есть серьезная причина, по которой вы должны улучшить свою производительность на работе.
Да-да, работая эффективно, вы добьетесь большего успеха, а это поможет вам добиться желаемого и вне работы. И самое главное — чем лучше вы используете свое время на повышение продуктивности работы, тем больше у вас будет свободного времени для того, что вы хотите.
