Что нужно помнить, чтобы не ставить под угрозу свой профессиональный имидж? Изучите в первую очередь простые правила деловой электронной почты!
Сегодня сложно найти профессию, не требующую отправки электронных писем. Оценивая скорость этой формы общения, мы отправляем электронные письма клиентам, кандидатам, начальникам и коллегам. Но всегда ли мы знаем, как это сделать правильно? Опыт показывает, что нет.
Обычное электронное письмо, особенно в деловых контактах, сегодня является не только визитной карточкой того, кто его отправляет, но и формирует имидж компании, которую представляет отправитель. При отправке сообщений по профессиональным вопросам, особенно неизвестным людям, стоит приложить все усилия к тому, чтобы они показали наш профессионализм. Вот самые важные правила деловой электронной почты.
КАК УЛУЧШИТЬ ОБСЛУЖИВАНИЕ КЛИЕНТОВ И ПОЛУЧИТЬ ПРИБЫЛЬ?
Название — сила в точности
У вас нет идеи для заголовка электронной почты? Однако никогда не оставляйте поле «тема» пустым. Помимо того, что такое сообщение может быть расценено как спам, в официальной переписке оно является признаком неуважения к адресату.
Название письма должно быть кратким, но в то же время конкретным, ориентирующим другую сторону на содержание переписки. Благодаря этому получатель будет знать, является ли вопрос срочным и на него нужно ответить немедленно, или он может подождать с ответом.
ЗАЩИТА КОМПЬЮТЕРНЫХ ДАННЫХ ОТ КРАЖИ В БИЗНЕСЕ
Добро пожаловать — начало проблем?
Содержимому электронного письма всегда должно предшествовать вежливое приветствие. И его отсутствие, и столь популярное сегодня «Здравствуйте» точно не будут удачным выбором, особенно в официальной ситуации.
Стоит помнить, что электронная почта — это всего лишь еще одна форма бумажной корреспонденции, и трудно представить, чтобы традиционное письмо начиналось таким образом. При письме неизвестному человеку самым безопасным решением будет использовать фразу «Уважаемый господин/госпожа». Мы также можем добавить к нему выполняемую функцию, например, «Уважаемый господин директор» и имя, только если мы уверены, что оно не оскорбит адресата.
Также не будет оплошностью начать письмо с простого «Доброе утро», хотя, как подчеркивают языковые пуристы, мы не знаем, в какое время сообщение будет прочитано.
ЭФФЕКТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ КОМАНДОЙ
Минимум слов — максимум контента
Содержание самого электронного письма, как утверждают правила деловой электронной почты, должно быть кратким, конкретным и соответствовать тому, что было включено в строку темы. Никто не любит получать, не говоря уже о том, чтобы отвечать на слишком длинные, отвлекающие электронные письма. Отправляя такое сообщение, мы рискуем, что оно затеряется где-нибудь в папке «Входящие», оставленное для прочтения «на потом».
Хорошей практикой, когда нам нужно затронуть несколько тем, является разделение мыслей на абзацы. Если задаем много вопросов, то стоит пронумеровать их по очереди, а самую важную информацию выделить жирным шрифтом. Таким образом, мы не только минимизируем риск того, что важные вопросы ускользнут от внимания получателя, но и делаем такой текст гораздо более удобным для чтения, чем сообщение, написанное одной строкой.
СОТРУДНИКИ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА — КОГО ВЗЯТЬ НА РАБОТУ?
Правила деловой электронной почты подсказывают как закончить?
Деловая переписка требует серьезности и элегантности. Хорошо заканчивать сообщение фразой «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями», чтобы выразить свою признательность.
В ситуации, когда мы в итоге обменялись несколькими электронными письмами и переписка становится чуть менее официальной, вы можете закончить письмо вежливой формулировкой «С наилучшими пожеланиями». Под ним, конечно же, должна быть подпись с вашим именем и фамилией.
Стандартом в деловой переписке также является нижний колонтитул, содержащий название должности, адрес электронной почты, номер телефона и интернет-адрес компании.
Хотя некоторые советы могут показаться тривиальными и очевидными, о них легко забывают в сотнях отправленных электронных писем. Между тем, не будет преувеличением сказать, что внешний вид нашей электронной почты свидетельствует о нашем профессионализме, подходе к работе и отношении к получателю, поэтому к каждому сообщению, отправленному с почтового ящика компании, следует относиться с должным вниманием.
С какими ошибками в официальной переписке вы сталкиваетесь ежедневно? Какие из них вам больше всего импонируют? Какие еще правила деловой электронной почты можно принять во внимание?
