Деловая встреча на английском языке: правильная организация
Как произвести хорошее впечатление после деловой встречи на английском
Независимо от того, проводите ли вы такие встречи регулярно или ваша первая деловая встреча на английском языке только впереди, у меня есть несколько важных советов для вас. Они пригодятся перед любой деловой встречей.
В конце концов, говорим ли мы по-русски, по-английски или по-испански, главное, чтобы встреча была плодотворной! Но известно, что помимо достижения намеченной цели, каждый также хотел бы произвести профессиональное впечатление…
10 ключевых элементов
Я подготовил для вас список из 10 ключевых элементов, о которых вы должны позаботиться, чтобы встреча прошла гладко и успешно.
Успех, может быть, большое слово, но вы понимаете, о чем я. У каждой деловой встречи есть цель, и вы хотите достичь ее на 100 процентов! Для каждого пункта я также дам вам 3 наиболее важных фразы на английском языке. Таким образом, ваша первая (или уже повторная) деловая встреча на английском пройдет гладко, и вы почувствуете себя уверенно и сосредоточитесь уже исключительно на предметных вопросах.
А, еще кое-что. Следующие советы пригодятся, даже если вы не тот, кто организует встречу. Возможно, вы просто должны в ней участвовать. Важно, однако, активно и полностью профессионально участвовать – поэтому обратите особое внимание на пункт 7.
1. Деловая встреча на английском языке — планирование
Прежде чем организовать встречу (before arranging a meeting), необходимо определить ее цель (set a goal). Чего именно хотите достичь? Просто «обсуждать» что-либо не имеет большого смысла.
Подумайте, с каким именно результатом вы хотите выйти из встречи. Во-вторых, установите место (fix the venue), срок и – это очень важно – продолжительность. Никто не любит встречи, которые длятся бесконечно. У каждого есть срочные задачи. И если вы хотите, чтобы все ключевые люди присутствовали на собрании, сообщите им об этом заранее!
2. Подготовка зала и материалов
Не каждая встреча является презентацией. Поэтому не всегда нужен зал, печатные материалы или проектор. Мы все чаще встречаемся в интернете (meet online). Однако в любой ситуации мы переживаем самый тяжелый стресс, когда что-то происходит в последнюю минуту.
Поэтому подготовьте все возможные материалы заранее (prepare materials in advance), приходите (или войдите в систему) заранее и убедитесь, что все готово и работает. Отчет о продажах? Вы можете поделиться экраном (share the screen)? Как насчет проектора? Микрофон? Программное обеспечение для встреч не начало обновляться прямо сейчас?
КАЧЕСТВА ХОРОШЕГО ПЕРЕГОВОРЩИКА — КАК РАЗВИТЬ НАВЫК ПРОВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ
3. Начало встречи
Здесь дело простое. Witasz zebranych (Welcome to our meeting…), przypominasz im cel spotkania (remind them what the meeting objective is) i przedstawiasz jego porządek (present the agenda). Это помогает дисциплинировать себя и других.
4. Вступительные замечания
Вы переходите к организационным вопросам – возможно, вам придется вести протокол (take the minutes), наметить ключевые вопросы (outline the key points) или, возможно, дать более подробные объяснения (give more detailed explanations). Помните, однако, что не продлевайте эту часть слишком сильно!
5. Основная часть
Затем переходите к основной части встречи. Если хотите представить какой-либо вопрос, помните, что после этого должно быть время для обсуждения и вопросов, поэтому постарайтесь говорить кратко (keep things brief).
Если встреча с самого начала является дискуссией, ее нужно модерировать. Так что следите за тем, чтобы дать каждому слово, но также за тем, чтобы никто не превышал время выступления.
Просто пройдите через основные моменты (go over the key points), соблюдая порядок встречи (following the agenda).
6. Резюме
Sum up the meeting (sum up the meeting) – повторение обсуждаемых вопросов (review the issues covered) и принятие решения о дальнейших шагах. Важно, чтобы каждый знал, каковы окончательные выводы (final conclusions) и какие задачи он должен выполнить.
7. Обсуждение или дополнительные вопросы
Иногда обсуждение предусмотрено в качестве основной части собрания (затем вернитесь к пункту 5). Иногда это следует за чьим-либо выступлением, после презентации. Затем вы должны открыть его (open the discussion) и умело модерировать, чтобы он не затянулся, а также чтобы он не превратился в спор. Важно придерживаться темы (придерживайтесь точки).
Что касается вопросов, то просто спокойно давайте высказаться другим людям и либо сразу же конкретно отвечайте на их вопросы, не вдаваясь в подробности (going into details), либо пообещайте дать им ответ после встречи, либо свяжитесь с нужным человеком. Конечно, сдержите это обещание!
8. Деловая встреча на английском языке — заключительные замечания
Время для последних технических замечаний, общих объявлений (general announcements), возможно, отложить оставшуюся часть встречи на другую дату (adjourning the meeting) или установить дату (fixing the date) или тему следующей встречи. Это формальности, но очень важные!
9. Закрытие встречи
Вы даете четкий сигнал, что встреча окончена (OK, time is up…), благодарите всех за участие (Thank you for taking part in the meeting…) и прощаетесь с участниками встречи (Have a nice day!). Это просто. Однако помните, следует определиться с дальнейшими действиями (может быть, вы встретитесь снова уже завтра, или, может быть, вы продолжите дело только по электронной почте).
КАК ВЕСТИ СЕБЯ НА СОБЕСЕДОВАНИИ НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ: ФРАЗЫ, ПЕРЕВОД, СОВЕТЫ
10. После встречи
Хорошей практикой является отправка протокола по электронной почте после собрания каждому участнику (sending out a follow-up e-mail). Поблагодарите за участие в нем, кратко суммируйте основные моменты (recap the main points) и напомните о задачах, которые необходимо выполнить (remind them the tasks to be executed).
Это свидетельствует о профессиональном подходе, а также дает возможность позже ссылаться на письменные выводы. Может быть, кому-то пришлось уйти раньше, может быть, кто-то потерял подключение к интернету — в любом случае, все официально подведено.
Фу … много всего. Но помните, хорошо подготовленная встреча — это полдела. И еще одна хорошая новость в том, что эти элементы повторяются! Все, что нужно сделать, это один раз научиться проводить профессиональную деловую встречу на английском языке, и тогда вы будете только шлифовать детали.
То же самое касается слов и фраз – для начала вы можете изучить эти 30 основных. А перед очередными встречами узнавать еще и еще, чтобы не использовать всегда одни и те же изощренные формулы. Это никогда не производит хорошего впечатления, и в конце концов, вы хотите, чтобы ваш английский блистал!
